Najczęstsze błędy w briefach eventowych, przez które agencje przesyłają nietrafione oferty

Planujesz kluczowe wydarzenie w firmie, wysyłasz zapytanie ofertowe do kilku agencji i z niecierpliwością czekasz na gotowe koncepcje. Nadchodzi dzień deadline’u, otwierasz pierwszą prezentację i… czujesz ogromne rozczarowanie. Zamiast dedykowanej oferty dostajesz powtarzalnego  gotowca, budżet przeraża lub mija się z Waszymi możliwościami, a proponowane atrakcje kompletnie nie pasują do kultury Waszej organizacji.

Gdzie leży przyczyna? Bardzo często już na samym początku drogi – w briefie eventowym.

Jako agencja z wieloletnim doświadczeniem w organizacji eventów, premier produktowych i konferencji biznesowych doskonale wiemy, że dobry brief to aż 80% sukcesu całego projektu. Precyzyjnie przygotowane zapytanie oszczędza czas, eliminuje chaos komunikacyjny i pozwala uniknąć nietrafionych ofert.

Oto najczęstsze błędy w briefach eventowych, które popełniają firmy oraz wskazówki, jak ich unikać, aby otrzymać propozycję idealnie skrojoną pod Wasze potrzeby.

Ukrywanie budżetu, czyli gra w „zgaduj-zgadula”

To absolutny numer jeden na liście błędów. Zapis typu: „Prosimy o przedstawienie propozycji w kilku wariantach cenowych” lub „Budżet elastyczny – zależy od pomysłu” to prosta droga do otrzymania niedopasowanej oferty.

Dla profesjonalnej agencji eventowej budżet nie jest ograniczeniem kreatywności, ale przede wszystkim wyrazem szacunku do czasu obu stron. Organizacja eventu firmowego za 50 000 zł i 200 000 zł wymaga zupełnie innego podejścia do scenotechniki, wyboru miejsca, cateringu czy atrakcji teambuildingowych.

• Jaki jest efekt braku budżetu w briefie? Agencja projektuje wizję, która po przeliczeniu kosztów okazuje się za droga, albo przesyła ofertę budżetową, która nie spełnia Waszych oczekiwań wizerunkowych. Wy marnujecie czas na analizę, a agencja na pracę nad nierealnym projektem.
• Jak zrobić to dobrze? Podajcie przynajmniej widełki budżetowe (np. 80 000 – 100 000 zł). Dzięki temu agencja dobierze sprawdzone i bezpieczne rozwiązania, które zmieszczą się w Waszych możliwościach finansowych.

Brak określenia celu i założeń, które chcecie osiągnąć dzięki temu eventowi

Organizacja imprezy firmowej zawsze powinna realizować konkretny cel biznesowy lub wizerunkowy. Błędem jest wpisywanie w briefie jedynie hasła: „Integracja zespołu” lub „Świętowanie sukcesu firmy”.

• Jaki jest efekt? Agencja proponuje standardowy zestaw atrakcji, który nie buduje realnego zaangażowania uczestników i nie przynosi zwrotu z inwestycji w event (ROI).
• Jak zrobić to dobrze? Zdefiniujcie cel biznesowy wydarzenia. Czy zależy Wam na spotkaniu integracyjnym, które usprawni codzienną komunikację między działami? Prestiżowej gali wspierającej budowanie relacji z kluczowymi partnerami? A może merytorycznej konferencji pozycjonującej Waszych ekspertów jako liderów opinii? Każdy z tych celów wymaga zupełnie innej strategii i scenariusza. Im dokładniej opiszecie cel, tym trafniejszą strategię eventową przygotuje agencja. 

Brak informacji o grupie docelowej i kulturze firmy

Sercem każdego udanego wydarzenia są jego uczestnicy. Przekazanie agencji jedynie liczby gości (np. „Event na 150 osób”) to za mało, by stworzyć wydarzenie, które zapadnie w pamięć.

• Jaki jest efekt? Otrzymujecie ofertę z atrakcjami, które wywołają pobłażliwy uśmiech u Zarządu lub sprawią, że pracownicy będą czuć się zakłopotani (np. sportowy teambuilding w terenie dla zespołu, który liczył na elegancki wieczór branżowy).
• Jak zrobić to dobrze? Opiszcie profil uczestników: średni wiek, strukturę stanowisk, proporcje kobiet i mężczyzn oraz to, co do tej pory sprawdzało się na Waszych imprezach (a co poniosło porażkę). Warto dodać wzmiankę o kulturze organizacyjnej – czy Wasza firma stawia na luźny, startupowy klimat, czy raczej formalne, tradycyjne podejście.

Nierealne terminy na przygotowanie oferty

Przygotowanie dedykowane propozycji eventowej wymaga czasu. Profesjonalny kosztorys eventowy to nie tylko wymyślenie motywu przewodniego, ale też rezerwacja wstępna miejsc, wyceny podwykonawców, sprawdzanie dostępności scenotechniki oraz analiza logistyki.

• Jaki jest efekt? Dając agencji 48 godzin na przygotowanie skomplikowanej oferty na duży event, skazujecie się na otrzymanie schematycznego projektu robionego metodą „kopiuj-wklej” z poprzednich przetargów.
• Jak zrobić to dobrze? Dajcie agencjom przynajmniej 7-10 dni roboczych na opracowanie przemyślanej koncepcji. W przypadku bardzo dużych i złożonych wydarzeń (np. kilkudniowych konferencji czy międzynarodowych wyjazdów integracyjnych) optymalny czas to 2-3 tygodnie.

Brak listy „Czego absolutnie NIE CHCEMY” 

Podanie oczekiwań to jedno, ale określenie absolutnych „zakazów” jest równie kluczowe. Pomijanie w zapytaniu informacji o złych doświadczeniach z przeszłości lub indywidualnych preferencjach kierownictwa to prosty przepis na nietrafiony projekt.

• Jaki jest efekt? Jeśli Wasz Prezes ma traumę po nieudanym występie iluzjonisty z poprzednich lat, a agencja połowę budżetu rozrywkowego przeznaczy na show magika. Cała oferta od razu ląduje w koszu.
• Jak zrobić to dobrze? Opowiedzcie nam o tym na starcie! Jeśli zespół woli nowoczesne planszówki od tańczenia do hitów z lat 80., a Zarząd unika sztywnych bankietów, wpiszcie to wprost do briefu. Dzięki temu unikniemy wymuszonych uśmiechów, a agencja nie straci czasu na pomysły, które od razu są skazane na odrzucenie.

Jak ułożyć brief idealny? Wykorzystaj checklistę Eventivo!

Aby uniknąć błędów i usprawnić proces wyboru agencji eventowej, upewnij się, że Wasz dokument zawiera:

1. Podstawowe parametry: orientacyjną datę, preferowaną lokalizację i liczbę uczestników.
2. Cel wydarzenia: co chcesz osiągnąć poprzez realizację tego projektu?
3. Budżet całkowity (lub widełki): kwota przeznaczona na realizację projektu.
4. Profil uczestników: kim są goście i jaka jest kultura firmy?
5. Zakres odpowiedzialności agencji: czy szukacie kompleksowej organizacji (koncepcja, technika, catering, kreacja, obsługa na miejscu), czy tylko wybranych elementów?
6. Czego absolutnie unikać: lista atrakcji/motywów, które na pewno nie przejdą. 
7. Harmonogram przetargu: termin nadsyłania zapytań, data wyboru oferty oraz planowane spotkania statusowe.

Wybieraj partnera, nie tylko wykonawcę

Dobry brief eventowy to pierwszy krok do budowania relacji opartej na partnerstwie i zaufaniu. Profesjonalna agencja eventowa nie działa jak bierny przekaźnik, który bezrefleksyjnie przytakuje na każdy pomysł. Zamiast tego przeanalizuje Wasz brief, zada dodatkowe pytania doprecyzowujące, a w razie potrzeby uczciwie doradzi i wskaże rozwiązania, które uchronią Was przed błędem i optymalnie wykorzystają przeznaczony budżet.

Chcesz uniknąć nietrafionych ofert i sprawdzić, jak wygląda sprawna organizacja eventu krok po kroku?

Skontaktuj się z zespołem Eventivo – przeanalizujemy Wasze potrzeby, zadamy właściwe pytania i przygotujemy propozycję, która zapewni Wam spokój i pewność dowiezienia sukcesu!