Jak sprawnie zorganizować konferencję? Kiedy szkolenie ma szansę zapisać się pozytywnie w pamięci uczestników a kiedy bywa porażką? Podpowiadamy krok po kroku, co zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę, aby takie przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem i zaprocentowało w przyszłości.
Powiedz mi, jaką branżę reprezentujesz, a powiem ci jak to zrobić!
Każda branża ma swoją specyfikę – im lepiej ją poznamy, tym staranniej opracujemy plan całego wydarzenia i będziemy potrafili położyć akcent tam, gdzie należy. Inaczej przebiegają przecież konferencje i sympozja branży medycznej, a w odmienny sposób spotkania w gronie biznesmenów, urzędników, naukowców lub kadry dydaktycznej. Zanim podejmiemy się działania, trzeba przeanalizować potrzeby grupy, poznać jej zwyczaje, rangę całego wydarzenia oraz wykaz prelegentów. Kiedy gośćmi szkolenia są wybitne autorytety w danej dziedzinie, wydarzenie zyskuje prestiż, co bezpośrednio przekłada się na renomę organizatora. Im głębiej wnikniemy w ogólną koncepcję konferencji, tym większe szanse na to, że zakończy się ona sukcesem. Bez względu na charakter planowanego wydarzenia warto na koniec zadbać o rozluźnienie atmosfery i zaoferować uczestnikom spotkanie o mniej formalne.
Od czego zacząć przy planowaniu konferencji?
Na początku warto skupić się na założeniach całego przedsięwzięcia, oszacować budżet i cele, na których nam zależy. Organizacja konferencji lub szkolenia zaczyna się od stworzenia ramowego planu, a kończy na kwestiach menu, wielkości i akustyce sali, którą zamierzamy wynająć czy też noclegach i integracji, która ma urozmaicić spotkanie. Jeśli wiemy, że konferencja będzie rozłożona na więcej niż jeden dzień, warto na kilka miesięcy wcześniej zrobić wycenę usługi gastronomicznej i hotelarskiej, a następnie zarezerwować odpowiednią salę, najlepiej w tym samym budynku, w którym planujemy spotkanie. Jeśli lista uczestników konferencji jest już zamknięta, należy potwierdzić ją w obiekcie, by uniknąć niepotrzebnych niespodzianek. Należy zadbać o to, by w dniu realizacji całego przedsięwzięcia był do naszej dyspozycji technik lub akustyk, co pomoże sprawnie przebrnąć przez szczegóły techniczne, sprawdzić nagłośnienie i ekran multimedialny. Podczas szkolenia nie będzie już czasu na naprawy usterek, a każde przesunięcie czasowe działa na naszą niekorzyść. Pamiętajmy, że nawet najciekawsza prezentacja będzie poddana krytyce, jeśli zakłócony zostanie jej odbiór, czy to przez sprzęgający mikrofon albo wadliwy rzutnik.
Organizacja konferencji dla firm – o czym trzeba pamiętać
Spotkanie biznesowe dla osób z branży to ogromne wyzwanie dla firmy, który ciężko pracuje na swoją renomę. Konferencja jest tu zazwyczaj połączona z imprezą firmową lub innym eventem, pokazem, degustacją albo koncertem. Warto zainwestować w nietuzinkowe rozwiązania i mile zaskoczyć uczestników spotkania estetycznym, praktycznym gadżetem albo przekazać inną wartość w postaci materiałów firmowych lub organizacji dodatkowego panelu z niezapowiedzianym wcześniej gościem specjalnym. Pozytywne zaskoczenie uczestników jest kluczem do tego, byśmy zostali zapamiętani na długo.
Konferencje w Krakowie
Kraków, jako miasto uniwersyteckie, stanowi świetną bazę dla organizatorów szkoleń i konferencji. Stolica Małopolski jest wyjątkowym miejscem na organizację, zarówno wydarzeń naukowych, jak i medycznych, firmowych i innych. Miasto posiada rozbudowaną infrastrukturę hotelową, a organizatorzy mają do wyboru obiekty i sale konferencyjne o zróżnicowanym standardzie, z możliwością zakwaterowania lub bez. Kompleksowa organizacja szkolenia lub konferencji w warunkach hotelowych jest tu najlepszym rozwiązaniem dla firm i instytucji, które cenią sobie komfort oraz wysoką jakość obsługi. W sytuacji, gdy nie znamy dobrze krakowskiego rynku i pilnie potrzebujemy wsparcia w powyższym zakresie, warto zwrócić się do profesjonalistów, którzy pomogą nam dotrzeć do właściwych obiektów i zorganizować konferencję na odpowiednim poziomie.